Фотоотчёты как болевая точка ивент-застройщиков: на Т Бизнес Секреты - кейс Nikitadev
Цифры из ретро с ивент-агентством: 640 человекочасов на цикл отчётности до автоматизации, 64 после. Экономия 576 человекочасов на проекте. Правок от заказчика стало втрое меньше.
Как это выглядело пять лет назад Контроль работ держался на Google Sheets и большом объёме ручного труда:
- фотографы делали снимки без оглядки на смету;
- менеджеры распечатывали больше двадцати листов и вручную вычёркивали закрытые позиции, полагаясь на память;
- архив из тысяч фотографий разбирали вручную через Telegram;
- к концу проекта набиралось более 5000 фотографий, до половины - дубли одних и тех же ракурсов, а строка за второй день монтажа могла остаться пустой.
Неподтверждённые и продублированные строки заказчик вычёркивал из оплаты. Передать проект другому менеджеру было почти невозможно: вся информация хранилась в голове одного человека.
Что было сделано Ручной процесс заменила система автоматизации отчётности, собранная вокруг привычных таблиц:
- валидатор поверх Google Sheets проверяет данные до синхронизации;
- мобильное приложение ведёт съёмку на площадке по карточкам позиций;
- модерация отсеивает брак и дубли;
- генератор автоматически собирает документ в формате DOCX по шаблону заказчика.
Фотограф открывает карточку позиции, где уже выбраны дата и блок. Внутри - название, раздел сметы, контакт ответственного и, при необходимости, образец. Снятый кадр сразу встраивается в структуру сметы, общий чат для разбора фотоматериалов не нужен.
Раньше на цикл отчётности уходило около 640 человекочасов, теперь 64. Разбор фотографий стал в десять раз быстрее, а сборка итогового документа занимает примерно три часа вместо 320.
Правок от заказчика стало в три раза меньше: отчёт собирается сразу в формате, готовом к приёмке, - с указанием позиции, времени, места и дня выполнения.
Что ещё в статье - Почему для одной строки сметы часто требуется два кадра и как это решили с помощью двух слотов на позицию.
- Как две недели в полях, с монтажом и съёмками, помогли выявить проблемы, о которых заказчик раньше не догадывался. Следом добавили контроль прорабов и бригад: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде с указанием сроков исправления.
- Этапы внедрения - от двухнедельного погружения до стабильной работы за 8-12 месяцев. С готовым решением сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
- Расчёт было и стало по каждому этапу и общая экономия в 576 человекочасов.
Автор статьи - Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь подключается к проекту примерно за час, тогда как ранее на это уходили недели с архивами и распечатками.